Rekisteriseloste
SPORT RIESEN KLUB RY REKISTERISELOSTE Päivitetty 25.5.2018
Sport Riesen Klub ry:n jäsenrekisteri
Rekisterin pitäjä
Sport Riesen Klub Ry
Kotipaikka: Janakkala
Yhdistysrekisterino.: 187.143
Rekisteriasioita hoitaa jäsensihteeri: Heidi Vuohelainen heidi.vuohelainen@hotmail.com
Rekisterin käyttötarkoitus, sisältö ja tietolähteet
Jäsenrekisterin tarkoitus on Yhdistyslain 11§:ssä määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa yhdistyksen jäsenistä sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Jäsenistä merkitään rekisteriin:
• Yhdistyslain vaatimat tiedot: täydellinen nimi ja paikkakunta
• Yhteydenpitoon tarvittavia tietoja: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Jäsentyyppi (varsinainen / asiantuntijajäsen)
• Tiedot jäsenmaksuista kuluvalta vuodelta
Jäsenrekisterin tiedot perustuvat jäsenten yhdistykselle itsestään antamista tiedoista liittymisen yhteydessä sekä yhteys- ja/tai nimitietojensa päivittämisestä ja jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröitävistä tiedoista.
Tietojen luovuttaminen, oikaisu ja säilytysaika
Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta yhdistyksen kirjanpitoa ja rahastonhoitoa ylläpitävää Kantili Oy:tä. Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisteriin kirjatut itseään koskevat tiedot. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti kirjallisena jäsensihteerille tai puheenjohtajalle. Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan jäsenen kirjallisesta pyynnöstä jäsensihteerille. Tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kuukauden (1kk) kuluessa jäsenen eroamisesta tai yhdistyksen sääntöjen mukaisesta erottamisesta.
Rekisterin suojaus
Jäsenrekisterin tiedot kerätään Excel-tiedostoon, jota jäsensihteeri ylläpitää sekä säilyttää ulkoisella tiedontallennusvälineellä, kuten muistitikku. Ajantasaista jäsenrekisteriä säilytetään myös yhdistyksen tablet tietokoneella, mikä on joko sihteerin tai puheenjohtajan käytössä. Jäsenrekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ennalta määritellyt rekisterinpitäjän tiedossa olevat käyttäjät eli hallituksen jäsenet ja kirjanpitäjä. Sähköiset jäsenhakemukset säilytetään jäsensihteerin käytössä olevassa sähköpostissa, johon pääseminen vaatii henkilökohtaisen salasanan. Lomakkeet hävitetään sähköpostista, kun hallitus on käsitellyt jäsenhakemuksen.